學生檔案常見問題答疑
                        發布時間:2017-06-06 16:10:00.0

                           

                                   

                        一、    新生問題

                        1.                 新生檔案如何調到學校?  

                        答:由研究生院招辦開具調檔函,新生到原學校學生檔案管理部門辦理檔案轉遞,經中國郵政EMS或者機要的方式投遞到調檔函上注明的具體學院和接收人(注:請勿將檔案直接調往研究生院)。新生入學報到后,應及時向學院內檔案接收人老師核實檔案是否已到。  

                           

                        2.                 保留入學資格和放棄入學資格的新生檔案是否需要調往學校?  

                        答:保留入學資格學生可以暫時不將檔案調入學校,待入學時再將檔案調往學校;也可在辦理保留入學資格時將檔案調往學校,但一經調入則畢業前不得再調出。已辦理放棄入學資格的學生不得將檔案調入學校。  

                           

                        3.                 新生檔案應該包括哪些材料?  

                        答:新生檔案應包括以下材料:高中和高考材料、大學成績單、畢業生登記表、入黨團材料、獎懲材料、體檢表、報到證等。新生檔案材料由具體學院錄入檔案管理系統,是否齊全可以向學院查詢。  

                           

                        4.                 定向生檔案可以調往學校嗎?  

                        答:定向生檔案應由定向單位保管,不調往學校。  

                           

                        二、    在校生問題

                        1.                 超過新生檔案接收時限檔案還可以調往學校嗎?  

                        答:每位新生調檔函上均有接收檔案時限,超過時限的檔案一律不再接收。  

                           

                        2.                 在校生檔案可以調出嗎?  

                        答:在校期間,學生檔案一律不得調出。若有特殊情況確需調出,須經學院領導批準、研究生院主管領導同意,且檔案一經調出將不得再調入,也不再享受研究生助學金等其他相關政策。  

                           

                        3.                 在校生退學后檔案怎么處理?  

                        答:在校生辦理退學后,應及時帶退學申請復印件和身份證復印件到檔案室辦理學生檔案轉出事宜。  

                           

                        三、    畢業生問題

                         

                         

                        1.                 畢業后檔案包括哪些材料?  

                        答:畢業后除了新生入學時調入的所有檔案材料以外,還有碩士期間形成的所有學籍檔案材料,包括:錄取材料、學籍學位材料、獎懲材料、黨團材料、體檢表、報到證(白聯)等。其中體檢表、報道證(白聯)由學院整理好交到研究生院檔案室后才能歸檔。  

                           

                        2.                 畢業后檔案有什么用?  

                        答:畢業后學籍檔案即轉化為人事檔案,人事檔案有什么用呢?    

                        1)轉正定級,獲取干部身份;(2)升學;(3)公務員、事業單位、國企等錄用政審;(4)評定職稱;(5)考資格證;(6)入團入黨;(7)出國審查;(8)工齡計算、辦理養老保險;(9)某些大城市辦理落戶;(10)辦理準生證;(11)住房補貼發放。  

                           

                        3.                 畢業生檔案轉遞的程序是什么?  

                        答: 畢業研究生檔案轉遞方式統一為中國郵政EMS,請每位同學務必與檔案接收單位聯系,確認所填檔案接收單位可以接收自己檔案,再填寫詳細接收地址和接收單位聯系電話,避免出現檔案遺失情況。  

                        畢業研究生填寫檔案投遞地址須登錄云南大學研究生綜合應用系統(http://202.203.208.82/urp/),在“畢業管理—上傳檔案投遞地址”模塊中填寫。  

                        檔案室于每年7月初整理完畢所有畢業生檔案后,審核畢業生所填地址是否規范,通過審核則經EMS進行投遞。  

                           

                        4.                 已畢業辦理離校手續時仍未就業的同學檔案如何處理?  

                        答:未就業同學檔案,建議托管至生源地或就近的縣(區)級(含)以上的人力資源和社會保障局/人才服務中心/大中專畢業生就業指導中心等檔案托管單位。具體各個單位有不同限定條件(與戶口、生源地等信息相關),因此需要畢業生自行聯系以上托管單位,辦理托管確定可接收,便可將該單位地址填寫在URP系統內。  

                           

                        5.                 畢業生檔案投遞地址與報到證可以不一致嗎?  

                        答:檔案室投遞檔案是以URP系統內地址為準,但有的單位要求檔案必須跟著報到證走,有的單位則不要求,為畢業生方便,建議檔案地址與報到證去向統一,請同學們根據自身情況考慮。  

                           

                        6.                 畢業后檔案可以放在學校嗎?  

                        答:可以短暫保存在學校,但學校沒有辦理轉正定級的資格,因此建議同學將檔案轉遞至生源地或者就近的縣(區)級(含)以上的人力資源和社會保障局/人才服務中心/大中專畢業生就業指導中心等檔案托管單位,請同學自行聯系辦理托管,確定可接收再將接收地址填寫在URP系統內,否則退回易導致檔案遺失。  

                           

                        7.                 定向生畢業后檔案怎么處理?  

                        答:定向生在辦理離校手續時應當在URP系統填寫定向單位接收人事檔案部門的詳細地址,學籍檔案必須投遞到定向單位。  

                           

                           

                           


                         


                         

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